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Il regolamento definisce le modalità di digitalizzazione delle procedure di affidamento disciplinate dal codice, anche attraverso l’interconnessione per l’interoperabilità dei dati delle pubbliche amministrazioni, ivi compreso il colloquio e la condivisione dei dati tra i sistemi telematici e tra i medesimi sistemi e gli organismi di vigilanza e controllo previsti dal codice, anche nel rispetto di quanto previsto dal Piano triennale per l’informatica della pubblica amministrazione.

Le regole tecniche per la definizione delle modalità di digitalizzazione, comprensive della descrizione dei flussi, degli schemi dei dati e degli standard europei di interoperabilità tra i sistemi telematici e tra i medesimi sistemi e gli organismi di vigilanza e controllo previsti dal codice, sono dettate dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) con apposite linee guida.

Accesso ed identificazione
L’accesso al sistema telematico da parte degli utenti avviene esclusivamente mediante una procedura di autorizzazione che prevede l’identificazione dell’utente medesimo e il rilascio di un apposito codice alfanumerico. L’identificazione avviene mediante SPID o attraverso gli altri mezzi di identificazione elettronica per il riconoscimento reciproco transfrontaliero ai sensi del regolamento eIDAS.

Una volta completata la procedura di identificazione, il responsabile del sistema telematico, sulla base delle informazioni fornite, attribuisce all’utente un profilo, coerente con il ruolo o la funzione svolta nella procedura, in base a quanto previsto dal codice, che ne consente la caratterizzazione.

Ove previsto, il sistema telematico consente agli utenti di gestire le deleghe per ogni procedura di affidamento.

Comunicazioni e scambi di informazioni in modalità digitale
Le comunicazioni e gli scambi di informazioni tra gli utenti e il sistema telematico che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna, tra i quali i messaggi di avviso e di notifica, avvengono utilizzando il domicilio digitale presente negli indici o, per gli operatori economici transfrontalieri, attraverso un indirizzo di servizio elettronico di recapito certificato, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 52 del codice.

Se l’utente non è presente negli indici, il sistema telematico consente all’utente di eleggere domicilio digitale speciale presso il sistema stesso.

Gestione digitale e conservazione della documentazione di gara
I dati, i documenti e le comunicazioni, redatti in un formato idoneo alla loro conservazione ai sensi di quanto previsto dall’articolo 44 del CAD, sono raccolti in un fascicolo informatico gestito dal sistema telematico.

Il fascicolo informatico di cui al comma 1 contiene anche l’impronta delle registrazioni cronologiche calcolata al momento dell’invio del fascicolo stesso in conservazione.

Il sistema telematico rende disponibile il fascicolo informatico alla stazione appaltante, che provvede alla conservazione dello stesso secondo quanto stabilito dalle regole tecniche in materia di conservazione digitale dei documenti informatici.

Il gestore del sistema telematico mette a disposizione delle stazioni appaltanti le registrazioni cronologiche e provvede all’invio in conservazione delle stesse secondo le regole tecniche in materia di sistema di conservazione.

Il sistema telematico permette la presentazione di istanze di accesso agli atti di gara e la messa a disposizione dei medesimi, ove ne ricorrano i presupposti e i requisiti ai sensi della normativa vigente.

Sicurezza informatica e protezione dei dati personali
Il sistema telematico assicura agli utenti autenticati la disponibilità dei dati e dei documenti gestiti, la cui integrità e segretezza è garantita anche attraverso l’uso di idonee tecniche di crittografia e offuscamento, mantenendo anche la tracciabilità degli accessi e garantendo la terzietà del gestore del sistema telematico.

Il titolare e il responsabile del trattamento assicurano, mediante idonee misure tecniche e organizzative, un livello di sicurezza dei dati personali adeguato al rischio, che comprendono, la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali, la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento e una procedura per testare, verificare e valutare l’efficacia delle misure tecniche e organizzative messe in atto.