Gestire un progetto elearning
La formazione e-learning la gestione di un progetto o di un gruppo
Gestire un progetto elearning
Questo editoriale è stato sviluppato per persone che dovranno confrontarsi con la gestione di un progetto o di un gruppo. Esso consente ai responsabili di progetto o di gruppo di afferrare e sviluppare i fondamenti essenziali per il loro ruolo di leadership.
L'E-Learning può essere utilizzato come metodo di apprendimento da solo o come integrazione di metodi più tradizionali. Ci sono diversi metodi di E-Learning, per questo è necessaria una seria valutazione nella scelta, nell'implementazione e nell'utilizzo dei contenuti di apprendimento multimediali e interattivi.
I progetti di formazione in modalità e-learning, al pari di molti progetti formativi di tipo tradizionale, si sviluppano in linea con i processi di cambiamento che spesso comportano la definizione di nuovi obiettivi e profili professionali. E' pertanto indispensabile per una azienda gestire il cambiamento in maniera sistemica e complessa, modificare il proprio assetto organizzativo da un disegno di tipo funzionale ad un modello a rete o comunque per processi e quindi flessibile, arricchire costantemente il proprio bagaglio culturale e la propria preparazione professionale.
Affrontare un progetto e-learning come processo significa uscire dall'ottica volta a dare una risposta alla domanda “quali contenuti formativi proporre?”, per focalizzarsi invece sul contributo che l'e-learning può dare alla efficacia ed efficienza dei servizi erogati. L'obiettivo è quello di trovare risposta alle seguenti domande: “come possono essere migliorati i servizi dell'azienda?” o “a quali nodi critici l'e-learning può fornire una soluzione? “.
Solo ragionando in questi termini è possibile identificare gli apporti concreti che l'e-learning può offrire al miglioramento della catena del valore dell'azienda e calcolarne i ritorni economici in termini di migliore qualità dei servizi offerti ai lavoratori o alle imprese.
Affrontare un progetto di e-learning come processo significa operare all'interno delle seguenti fasi, anch'esse processi di elevata complessità :
• la progettazione;
• la realizzazione;
• l'erogazione;
• il monitoraggio e la validazione.
In particolare, la progettazione risulta particolarmente complessa in quanto presuppone almeno quattro sotto-fasi fondamentali:
1. l'individuazione dei profili necessari nel disegno innovativo dell'azienda
2. l'individuazione delle conseguenti necessità formative
3. la valutazione di fattibilità del progetto che deve essere effettuata considerando anche il contesto tecnologico e di sensibilità all'uso degli strumenti di supporto utilizzati
4. la progettazione del percorso formativo alla luce delle analisi precedenti.
Il processo di progettazione costituisce il punto d'avvio e il laboratorio per eccellenza del progetto e-learning: qui confluiscono, vengono elaborate e organizzate tutte quelle informazioni che danno forma e struttura all'intera attività ; qui viene avviato un contatto analitico con l'ambiente sociale, culturale e organizzativo in cui sarà localizzata l'azione formativa ed è qui che vengono realizzate tutte le operazioni che sono il prerequisito delle attività didattiche successive.
In sede di progettazione, quindi, partendo da un esame dettagliato degli obiettivi generali ai quali è legata la formazione, confrontati con le specifiche condizioni del contesto socio-ambientale in cui interviene, si giunge ad una definizione dei bisogni formativi aggregati, alla determinazione degli obiettivi, delle attività da realizzare ed all'organizzazione del percorso didattico.
Tali attività sono un compito che non può essere affidato all'esterno della struttura aziendale, perché presuppongono una profonda conoscenza della missione e del modo di operare della stessa, delle varie attribuzioni di competenze esistenti e dei rapporti interni tra le diverse unità operative.
L'azienda ha un ruolo attivo non solo nella fase progettuale, che include anche la progettazione della attività di gestione e l'individuazione di massima dei costi, ma su tutte le fasi del processo, sulle quali dovrà esercitare un controllo continuo e vigile.
La fase di realizzazione, ad esempio, che si riferisce al momento di produzione dei materiali e degli adeguamenti delle infrastrutture e delle tecnologie necessarie, è particolarmente delicata, in quanto spesso viene svolta a seguito di una gara che assegna all'esterno l'esecuzione di tali attività . L'azienda dovrà tenere conto dei tempi non trascurabili che l'affidamento a gara comporta, in relazione alle proprie esigenze formative. Successivamente, dovrà controllare in itinere che le attività e i prodotti realizzati corrispondano a quanto richiesto nel capitolato, in vista della successiva fase di erogazione.
Nella fase di erogazione del servizio, la gestione operativa richiede una puntuale attività di coordinamento, nonché una scrupolosa azione di monitoraggio e di verifica del raggiungimento degli obiettivi. A tal fine é necessario prevedere una figura manageriale interna all'azienda non necessariamente coincidente con il responsabile della progettazione – che coordini le attività didattiche, garantisca i livelli di servizio e dialoghi con le parti: la domanda, rappresentata dai discenti, e l'offerta, rappresentata dai tutor, dal team tecnico, ecc.
Nel caso di affidamento all'esterno, anche il fornitore (la ditta appaltatrice) dovrà garantire un proprio responsabile di progetto, che sarà l'interlocutore del coordinatore interno. Questàultima è una figura di grande rilievo in un progetto e-learning: da un lato, deve necessariamente essere munita di competenza e autorevolezza tali da poter coinvolgere la dirigenza e i discenti in un progetto innovativo con le importanti implicazioni organizzative descritte e, dall'altro, deve essere in grado di controllare l'operato e l'apporto del personale messo a disposizione dal fornitore.
Si sottolinea, da ultimo, che le tradizionali attività di monitoraggio e valutazione possono essere svolte sia utilizzando risorse interne, sia facendo ricorso a società specializzate esterne. In ogni caso le risorse umane e quelle economiche ritenute necessarie devono essere adeguatamente valutate in relazione ai costi da sostenere per la realizzazione del progetto.
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