Fatturazione elettronica, come funziona

Fatturazione elettronica

Il Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013, entrato in vigore il 6 giugno 2013, ha fissato la decorrenza degli obblighi di utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici con la Pubblica Amministrazione ai sensi della Legge 244/2007, art. 1 commi da 209 a 214.

Trascorsi 3 mesi dalla suddetta data, le Amministrazioni non potranno procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino alla ricezione della fattura in formato elettronico.

La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del”  Sistema di Interscambio.

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

• il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio.
• l' autenticità  dell' origine e l' integrità  del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Conservazione Sostitutiva

Per “conservazione sostitutiva” si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità  e autenticità . Tale processo consente di mantenere la validità  legale e fiscale dei documenti conservati e rappresenta perciò una modalità  di conservazione “sostitutiva” rispetto alla carta. È qui opportuno ricordare che la Circolare 36 dell'Agenzia delle Entrate ha anche stabilito la possibilità  di portare in conservazione sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli appositi sezionali per i registri IVA. La Circolare citata consente, infatti, la creazione di registri sezionali in cui numerare progressivamente fatture che si sono raggruppate secondo adeguati criteri, quali la tipologia di documento fiscalmente rilevante o la tipologia di fornitore/cliente (se italiano o estero). Questo accorgimento permette di gestire alcune “situazioni particolari”, quali ad esempio le autofatture o i protocolli IVA generati per l'acquisto di servizi o merci intra-UE che spesso non si vogliono dematerializzare. Il passaggio alla conservazione sostitutiva ha implicazioni gestionali più rilevanti rispetto allo scenario precedente. La normativa infatti prevede l'istituzione di una nuova figura professionale: il Responsabile della conservazione sostitutiva. A tale figura è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione nonché il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici e informatici). Il responsabile della conservazione può anche essere una figura esterna all'azienda.

Calendario della decorrenza degli obblighi:

Brochure Fatture PA

Dal quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva emergono le seguenti definizioni.

Chiusura del processo di conservazione. Si definisce “chiusura del processo di conservazione” il processo, obbligatorio per la conservazione delle fatture elettroniche, di cristallizzazione dell'archivio contenente le fatture elettroniche inviate e/o ricevute in quel periodo. Il processo, a carico del responsabile della conservazione e da effettuarsi con cadenza almeno quindicinale, implica la firma dell'archivio e l'apposizione della marca temporale sullo stesso. È consuetudine per semplicità  firmare e marcare l'evidenza informatica relativa all'archivio in luogo dell'archivio stesso.

Conservazione sostitutiva. Per “conservazione sostitutiva” si intende quel processo che permette di conservare documenti in formato digitale in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità  e autenticità . Il processo consente quindi di conservare documenti con una modalità  “sostitutiva” alla carta e di mantenere la validità  legale e fiscale dei documenti ed è in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica. La conservazione sostitutiva può essere di due distinte tipologie:

” ” ”  conservazione sostitutiva di documenti analogici, quando appunto si provvede a conservare in formato digitale documenti che originariamente erano analogici (per esempio cartacei), previa loro scansione e digitalizzazione;
” ” ”  conservazione sostitutiva di documenti informatici, quando si provvede a conservare in formato digitale documenti generati direttamente in detto formato.

Documento analogico. Si definisce “documento analogico” un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video).

Documento informatico. Si definisce “documento informatico” la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Per un documento informatico devono essere garantite l'integrità  (intesa come protezione da alterazioni) e l'autenticità  (intesa come sicura identificazione del formatore/emittente).

Evidenza informatica. Nelle procedure di conservazione sostitutiva si definisce “evidenza informatica” un file (tipicamente txt o XML) in cui sono inseriti dati ed informazioni che, relativamente a un determinato periodo temporale e relativamente ad ogni fattura conservata, possono essere: il numero fattura, la data della fattura, la denominazione del mittente/destinatario, l'impronta, il riferimento temporale e altre informazioni che il responsabile della conservazione ritiene utile conservare.

Fattura elettronica. Si definisce “fattura elettronica” una fattura che, una volta provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell'emittente viene inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà  in modalità  sostitutiva nel formato originale. In sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e verrà  conservato sia dall'emittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in formato digitale. Perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve inoltre necessariamente esistere un accordo tra emittente e destinatario.

Fatturazione telematica. Si definisce trasmissione telematica di fatture o “fatturazione telematica” la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura utilizzando un canale telematico, che richiede tuttavia una “materializzazione” (stampa su supporto cartaceo) sia da parte dell'emittente che del destinatario. Per il solo emittente e quindi per le sole fatture di vendita (in quanto sono una copia e non l'originale) la “materializzazione” è tuttavia consentita anche tramite l'ausilio di un sistema fotografico su bobine di microfilms o microfiches.

Firma elettronica avanzata. La “firma elettronica avanzata” è una firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.

Firma elettronica qualificata. Si definisce “firma elettronica qualificata” una firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

Firma digitale. La “firma digitale” è una firma elettronica qualificata basata su chiavi asimmetriche.

Impronta. Per “impronta”, si intende una sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione di un'opportuna funzione di hash (quasi sempre l'algoritmo SHA-1) alla sequenza di bit che forma il documento di cui si vuole calcolare l'impronta.

Marca temporale. Per “marca temporale” si intende una “evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale”. La marcatura temporale di un documento informatico consiste nella generazione, da parte di una terza parte fidata (le Certification Authority) di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui è associata l'informazione relativa a una data e a un'ora certa. La marca temporale è sempre opponibile a terzi.

Responsabile della conservazione. Si definisce responsabile della conservazione la persona cui è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione ed il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici ed informatici) memorizzati su supporti ottici o altri supporti capaci di garantire la conformità  dei documenti agli originali.

Riferimento temporale. Si definisce riferimento temporale una informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta la data e l'ora di formazione del documento informatico che si intende conservare in modalità  sostitutiva, e che può essere una fattura elettronica oppure un libro giornale. Contrariamente alla marca temporale, è opponibile a terzi solo a discrezione del Giudice, in funzione delle procedure di sicurezza utilizzate.